O artigo 1.078 do Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) e o artigo 132 da Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/1976) estabelecem que as Sociedades Limitadas e Sociedades por Ações deverão realizar anualmente a respectiva Reunião Ordinária de Sócios ou Assembleia Geral Ordinária, nos 04 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social anterior, com o objetivo de:
(I) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar o balanço patrimonial e demonstrações financeiras da sociedade/companhia referente ao exercício social anterior (o qual, usualmente, tem início em 1º de janeiro e término em 31 de dezembro de cada ano). Ainda, caso julguem conveniente, os sócios/acionistas poderão deliberar sobre as contas referentes a quaisquer exercícios fiscais anteriores nesta mesma ocasião;
(II) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício fiscal anterior e a distribuição dos lucros e dividendos, conforme o caso; e
(III) eleger os administradores, membros do conselho de administração e membros do Conselho Fiscal, se for o caso.
As atas da Reunião Ordinária de Sócios ou da Assembleia Geral Ordinária da sociedade/companhia deverão ser posteriormente (a) registradas perante a Junta Comercial do local da sede da sociedade/companhia para surtir efeitos perante terceiros, e (b) registradas no Livro de Atas das Reuniões de Sócios/Assembleias Gerais da sociedade, conforme previsto em lei.
Adicionalmente, a aprovação de contas, balanços patrimoniais e as demonstrações pelos sócios/acionistas exonera os membros da administração da sociedade/companhia de responsabilidade perante tais sócios/acionistas com relação às referidas contas. Sócios/Acionistas que também figuram como administradores da sociedade devem se abster de votar tais balanços patrimoniais e demonstração financeiras.
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